マンションのサーバー管理者

マンションのサーバー管理者はいつでも住人の情報を閲覧をできるんですか？

現在、会社の事務所はマンションビルの１階にあり、
住人は全て一括して同じサーバーで光を利用しています。
こういう場合は、そのサーバーの管理者（多分、大家さん）は
ＰＣ上の住人の情報をいつでも閲覧できるのですか？

例えば、メールの内容だとか、現在のアクセスサイトなど。
もしそれが可能なら、何か良い防御策はありませんか？

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